12 STAPPEN VOOR HET ORGANISEREN VAN EEN SUCCESVOLLE BEURSDEELNAME

In dit online tijdperk lijkt het soms alsof persoonlijk contact op een vakbeurs overbodig is geworden.

Niets is echter minder waar. Je potentiële klanten mogen zich dan online oriënteren – persoonlijk contact geeft nog steeds de doorslag in het koopproces.

Klanten willen hun toekomstige aankoop ervaren, zéker als het een grote investering betreft. Vertrouwen in het product, maar zéker ook in ‘de mensen erachter’ blijft onverminderd belangrijk. En daar is een beurs perfect voor, mits je het goed aanpakt.

Onderstaande 12 stappen helpen je op weg bij het organiseren van een succesvolle beursdeelname.

1. KIES DE JUISTE VAKBEURS VOOR JE BEDRIJF

Voorkom teleurstelling na een beursdeelname omdat je niet de juiste bezoekers trof. Vergroot je kans op nieuwe klanten als volgt:

• Doe marktonderzoek en bezoek eerst eens wat beurzen voordat je deelneemt. Vraag exposanten wat de deelname hen oplevert. Of welke beurzen ze verder nog aanbevelen en waarom. Vraag bezoekers naar de reden van hun bezoek en hun ervaringen met de beurs.
• Bekijk vakmedia. Welke exposities of shows zijn volgens hen relevant?
• Vraag je klanten welke vakbeurzen ze bezoeken en waarom.
• Vraag de beursorganisatie om het bezoekersprofiel met oa bezoekersaantallen, interessegebied, budget, functie, mate van beslissingsbevoegdheid, geografische spreiding, gesproken taal et cetera.
• Kies een beurs (internationaal, nationaal of regionaal) die past bij je afzetgebied. Bijvoorbeeld: bevind jij je in Noord-Nederland en je potentiële klanten in een omtrek van 30 kilometer? Dan lijkt een regionale beurs geschikter dan een internationale.
• Verkoop je in het land van de beurs niet rechtstreeks maar via distributiepartners? Overweeg dan of je zelf aan de beurs deelneemt (handig voor de push-pullwerking) of partners ondersteunt met producten en mankracht. En bedenk of je de taal spreekt, documentatie in de benodigde talen beschikbaar is en wie de leads gaat opvolgen.
• Zijn er meerdere beurzen tegelijk, nationaal en internationaal? Bepaal welke het belangrijkst is.

2. BEPAAL EEN GOEDE PLEK VOOR JE BEURSSTAND

Je wilt je bedrijf inschrijven voor een beursdeelname en zoekt op de plattegrond naar een goede plek voor je stand.

Maar wat is een goede plek?

Hieronder enkele tips:

• Meer open zijdes = meer zichtlijnen. Een eiland (4 open zijdes) of kopstand (3 open zijdes) is opener en daardoor beter zichtbaar dan een stand op een hoek (2 open zijdes) of rij (1 open zijde).
• Een hoek- of rijstand kan een goede optie zijn, maar dan moet je wel eerst checken of die plek ‘in de loop’ ligt. Vraag de beursorganisatie naar de routing en verwachte looprichting. Waar zijn de in-, uit- en doorgang(en) en wat zijn de hoofdgangpaden?
• Check of er publiekstrekkers in de buurt zijn, zoals seminars, innovatiepleinen, demonstraties of cateringpleinen. Of heb je buren met veel bezoekers waarvan je zou kunnen profiteren?
• Kijk waar je directe concurrenten staan. Bepaal of je wel of niet in de buurt wilt staan. Beursorganisatoren plaatsen branchegenoten (concurrenten) namelijk vaak bij elkaar om bezoekers een compleet aanbod te geven.

3. BEPAAL DE KOSTEN VAN DE BEURSDEELNAME

Als je het budget voor de beursdeelname gaat bepalen, moet je diverse kostenposten begroten:

• Huur vloeroppervlakte, ofwel de “kale oppervlakte”, die je huurt van de beursorganisatie. Veel vakbeurzen hanteren een vroegboektarief. Daardoor zijn de beste standplekken vaak snel geboekt. Wees er dus op tijd bij, want boek je na de vroegboekdeadline, dan betaal je méér voor een minder goede plek. En dát komt je rendement niet ten goede.
• Faciliteiten beursorganisatie, zoals wateraan- en afvoer, elektriciteit, internet, hangpunten, schoonmaak en standbeveiliging.
• Standbouw. Hier heb je veel verschillende opties in, zoals budgetvriendelijke maar weinig onderscheidende “uniforme standbouw” van de beursorganisatie of een speciaal voor jouw bedrijf ontworpen beursstand.
• Reis-, verblijf-, lunch-, diner-, parkeer- en overnachtingskosten voor je standpersoneel. Soms worden personeelskosten, zoals de uren van marketing-, verkoop-, facilitair- en technische medewerkers ook meegewogen in het budget. Bespaartip: hoe vroeger je vluchten en hotels boekt, hoe lager de tarieven.
• Demo-artikelen die je wilt tonen op je stand.
• Promotie-kosten voor uitnodigingen, de uitgifte van brochures op de stand, beursacties, netwerk-activiteiten, inzet van gave technische hoogstandjes, online marketing en advertenties in de beurscatalogus.
• Gastvrijheid op je stand kun je creëren door originele beurscatering. Je kunt dit zo gek maken als je zelf wilt – van een saplab tot een pannenkoekenkraam. Ook staat het heel gastvrij om een hostess op je stand te hebben, die flyert, gasten opvangt en/of de stand netjes houdt.
• Allerhande losse boodschappen, zoals kantoorartikelen, een EHBO-kistje, branddeken et cetera. Download hier een stand-inventarislijst.
• Neem ook een post onvoorziene kosten op.

4. STEL EEN BEURSTEAM SAMEN EN MAAK EEN TAAKVERDELING

Stel een beursteam samen en beleg alle beurstaken bij de diverse leden.

Maak één persoon verantwoordelijk voor het project. Diegene is de spin in het web, houdt het overzicht en weet álles over de beursdeelname.

Hij/zij zorgt dat de beurs van A tot Z wordt voorbereid en is het aanspreekpunt voor o.a. collega’s in alle lagen van de organisatie, de beursorganisatie, de standbouwer, reclamebureau, cateraar, drukkerij, hostesses, et cetera.

Hij/zij is bij voorkeur ook aanwezig op de beurs en zorgt dat alles op de stand gesmeerd loopt. Als dat niet mogelijk is, zorg dan dat iemand anders de honneurs waarneemt.

5. STEL HELDERE DOELEN VOOR JE BEURSDEELNAME

Als je voorafgaand aan een beurs heldere doelen stelt, kun je na afloop beter opvolgen en evalueren. Doe dit bij voorkeur met het volledige beursteam, zodat alle neuzen dezelfde kant op staan.

Harde doelstellingen gaan over afspraken, orders of aanvragen. Bijvoorbeeld:

• X% meer omzet bij 10 bestaande key-accounts middels beursactie Y;
• X aantal afspraken met potentiële distributiepartners in land Y;
• X aantal aanvragen voor een demo op locatie bij potentiële klanten van product Y;

Zachte doelstellingen gaan over het versterken van je imago en de merkbekendheid en kun je als volgt uitdrukken:

• X aantal persberichten over product Y in blad A en B in land C en D;
• X% meer bezoekers naar de productconfigurator op de website;
• X aantal nieuwe volgers, shares, likes en mentions op LinkedIn, Facebook en Twitter;

6. BEPAAL WELKE PRODUCTEN OF DIENSTEN JE WILT LATEN ZIEN

Beursbezoekers scannen je stand en bepalen in een ‘split second’ of ze stoppen. Zorg dus dat je stand overzichtelijk, opvallend en aantrekkelijk is.

Vermijd nietszeggende vaktermen en gebruik taal, producten en beelden die voor jouw potentiële klant meteen duidelijk maken wat je doet.

Bepaal met je team welke producten of diensten je tijdens de beurs wilt tonen om bovenstaand doel te bereiken. En zorg dat je aan alle voorwaarden voldoet om het op de beurs goed te kunnen tonen of zelfs verkopen, zoals:

• technische en commerciële documentatie in de juiste talen
• opleiden van medewerkers
• voorraadposities verhogen
• website updaten
• persberichten uitbrengen
• et cetera.

7. LAAT EEN BEURSSTAND ONTWERPEN

Een ontwerpbureau of reclamebureau kan je beursstand ontwerpen. Als het ontwerp klaar is, kun je op zoek naar een standbouwer die de stand produceert en bouwt.

Je loopt echter minder risico als je een standbouwer zowel het ontwerp als de realisatie te laten doen. Dan heb je alles onder één dak, wat zorgt voor korte lijnen, minder kans op fouten en snelle besluitvorming.

Zorg voor een duidelijke briefing. In je briefing voor de standbouwer komen doorgaans de volgende zaken aan bod:

• Algemene info over je bedrijf, de beurs en de doelstellingen van je bedrijf voor de beursdeelname;
• Info over activiteiten op de stand en de producten die je wilt laten zien;
• Een beschrijving van de sfeer die je wilt overbrengen + eventuele sfeerbeelden die je wilt tonen;
• Je huisstijlrichtlijnen;
• Gewenste voorzieningen, zoals een verdieping, spreekkamer, bergruimte, meubels, bar, planten, audiovisuele ondersteuning, catering & entertainment.

Aan de hand van de briefing vertaalt de standbouwer je wensen in een (driedimensionaal) standontwerp. Als je je standontwerp hebt gekregen, check dan of de volgende factoren kloppen:

• is je logo goed zichtbaar geplaatst?
• is het voor bezoekers direct duidelijk wát je doet als ze naar de stand kijken?
• is er voldoende ruimte voor de producten/diensten die je wilt laten zien?
• is je stand goed uitgelicht?
• is er voldoende zitruimte?
• voldoet de stand aan de bouwregels van de beursorganisatie? (dit checkt de standbouwer meestal wel voor je, maar een dubbelcheck kan geen kwaad)