BEREKEN DE KOSTEN VAN EEN BEURSDEELNAME
Deelnemen aan een beurs kost -behalve bloed, zweet en tranen- de nodige euro’s. Behalve de beursstand en het grondoppervlak zijn er namelijk nog veel meer kostenposten (download hier een calculatiesheet). Hier tref je een handig overzicht!
HUUR VLOEROPPERVLAKTE BEURS
Elke beursdeelname begint met het selecteren van een goede plek voor je beursstand, al dan niet in overleg met de beursorganisatie. Het huren van deze “kale vloeroppervlakte” kost €175,00 tot €350,00 per m2, afhankelijk van de populariteit van de beurs, de beurslocatie, de condities die je afspreekt met de beursorganisatie (meerjarige contracten zijn vaak goedkoper), et cetera.
Wist je dat veel vakbeurzen met een vroegboektarief werken? Daardoor zijn de beste standplekken vaak snel geboekt. Wees er dus op tijd bij, want boek je na de vroegboekdeadline, dan betaal je méér voor een minder goede plek. En dát komt je rendement niet ten goede.
ONTWERP EN BOUWKOSTEN BEURSSTAND
Op de “kale vloeroppervlakte” komt de beursstand. Je kunt voor diverse soorten beursstands kiezen, bijvoorbeeld gestandaardiseerde standbouw van de beursorganisatie, een modulaire systeemstand of volledig op de klantwens afgestemde standbouw. De kosten zijn afhankelijk van je wensen en kunnen dus uiteenlopen van €100,00 tot wel €550,00 per m2. Vraag ons om gerust om een vrijblijvende offerte.
FACILITEITEN BEURSSTAND
Op je stand heb je elektriciteit nodig, maar misschien ook wel een wateraansluiting, internet en hangpunten (voor een banner boven je stand). Ook diensten als schoonmaak en standbeveiliging moet je meebegroten als je die nodig denkt te hebben. De kosten hiervan bepaalt de beursorganisatie.
DEMONSTRATIES OP DE BEURS
Denk na over je verhaal en welke productdemo’s je verhaal gaan ondersteunen. Reserveer budget voor het aankopen van demo-materiaal, de voorbereiding van de demo’s, de op- en afbouw, het transport, etc.
PERSONEEL BEURSSTAND
Soms worden personeelskosten, zoals de uren van marketing-, verkoop-, facilitair- en technische medewerkers meegewogen in het budget. Houd ook rekening met reis-, hotel-, en verteringskosten, alsmede (beurs)trainingskosten, visitekaartjes, naambadges en budget voor de aankoop van uniforme kleding.
CATERING & ENTERTAINMENT OP DE BEURS
Wil je een biersommelier, barista, chefkok, cocktailbar of slowcoffee-laboratorium op je stand? Of bijzondere hapjes en een leuke live-band voor op je dagelijkse standparty? Budgetteer deze dan ook. En wellicht heb je dan ook een hostess nodig die je gasten van een drankje voorziet en de stand netjes houdt?
INFOMATERIAAL
Moeten er brochures en prijslijsten worden bijgedrukt om op de stand weg te geven? Wil je een filmpje of 3D-experience ontwikkelen om de productdemonstratie kracht bij te zetten?
PROMOTIE BEURSDEELNAME
Maak promotie-budget vrij voor bijvoorbeeld een actiewebsite, uitnodigingen, e-mailings, social campagnes, bannering op vakwebsites, creëren en vertalen van persberichten, een partner-event, een persontbijt, gadgets, telemarketing voor het persoonlijk uitnodigen van je belangrijkste prospects, advertenties in de beurscatalogus en de beurswebsite, een beursactie, originele manieren voor het opvolgen van de leads etc.
VERWERKING EN OPVOLGING BEURSLEADS
Huur je een leadscanner van de beursorganisatie voor het vastleggen van de beursgesprekken? Of voeren jullie binnendienstmedewerkers direct op de beurs de leads in via ingehuurde PC’s?
Denk ook na over de opvolging van de leads – willen jullie de standbezoekers een attentie nasturen om ze te bedanken voor hun bezoek? Begroot daarvoor dan ook budget.
DIVERSEN
Veel kosten zijn niet direct zichtbaar in het eindresultaat en worden daarom snel vergeten. Denk aan transportkosten, boodschappen en kantoorartikelen (download hier een handige inventarislijst), standfotografie en de kosten voor een beurs- of tentoonstellingsverzekering. En zoals bij elk project, is het een goed idee om een post ‘onvoorziene kosten’ op te nemen.
KORTOM; EEN BEURSDEELNAME KOST VEEL GELD EN VOORBEREIDING
Hoeveel? Dat hangt af van je wensen. Zo zijn er bedrijven die voor al deze bovenstaande posten samen wel €1.000,00 per m2 uitgeven, of zelfs meer.
Echter zouden de kosten niet je enige zorg moeten zijn, want een beurs levert je ook veel op.
Denk dus niet alleen in kosten, maar ook in kansen om de Return on Investment van je beursdeelname te vergroten.
WIL JE EENS MET ONS VAN GEDACHTEN WISSELEN?
NEEM CONTACT OP
